USD 183K ahorrados en un año revisando licencias de Microsoft 365: qué hizo esta empresa de manufactura
Microsoft 365 es, para la mayoría de las organizaciones corporativas, la aplicación SaaS más costosa del portfolio. Es también una de las más difíciles de optimizar, porque su estructura de tiers y sub-productos hace que el análisis de uso real requiera una visibilidad mucho más granular que la que los reportes estándar proveen.
Este es el caso de una empresa del sector manufacturero que decidió empezar su proceso de governance SaaS exactamente por ahí: por la factura más grande. El resultado del primer año fue un ahorro de USD 183.872. No por cambiar de plataforma ni por eliminar herramientas — por entender con precisión qué tenían contratado, qué estaban usando realmente y qué podían ajustar.
El punto de partida: la factura más grande primero
La empresa de manufactura tenía un portfolio SaaS que había crecido de forma orgánica durante años. Como ocurre en la mayoría de las organizaciones, el gasto estaba fragmentado entre múltiples vendors y la visibilidad sobre el uso real era limitada.
La decisión de empezar por Microsoft 365 fue estratégica: representa el mayor gasto individual en casi cualquier organización que lo use, y es donde hay mayor probabilidad de encontrar oportunidades de optimización significativas.
El desafío específico de Microsoft 365 es la arquitectura de tiers: una licencia E3 o E5 incluye docenas de productos — Word, Excel, Outlook, Teams, SharePoint, Intune, Defender, y muchos más. Un usuario que paga una licencia E3 puede estar usando solo el correo electrónico, sin acceder a ninguna de las funcionalidades avanzadas que justifican ese tier.
Identificar esa brecha entre el tier contratado y las funcionalidades realmente usadas requiere datos de uso a nivel de sub-producto, por usuario individual. Eso es lo que hace que el análisis de Microsoft 365 sea especialmente difícil sin herramientas específicas.
El problema identificado
Una vez iniciado el análisis, los hallazgos fueron los que típicamente aparecen en este tipo de revisión:
Licencias E3 asignadas a usuarios que operaban exclusivamente en funcionalidades básicas. Esos usuarios podían operar perfectamente con una licencia E1, a un costo significativamente menor.
Cuentas hijas — subsidiarias o entidades relacionadas — que tenían sus propias suscripciones de Microsoft 365 fuera del contrato corporativo padre. Esa fragmentación impedía acceder a los descuentos por volumen que corresponderían si todas las licencias estuvieran bajo el mismo acuerdo enterprise.
Licencias asignadas a usuarios que ya no estaban en la organización. Cuentas que no habían sido desactivadas correctamente en el proceso de offboarding y que seguían acumulando costo mes a mes.
Adicionalmente, el análisis extendido al resto del portfolio SaaS identificó duplicaciones en Salesforce y Adobe que generaban un gasto adicional recuperable.
El proceso de optimización
Con los hallazgos identificados, el proceso de optimización fue directo:
Downgrade de licencias: los usuarios identificados como candidatos al downgrade de E3 a E1 fueron comunicados, se verificó que el cambio no afectaría su operación diaria, y se ejecutó la migración. El proceso requirió coordinación con el equipo de IT para asegurar que ningún usuario perdiera acceso a funcionalidades que realmente necesitaba.
Consolidación de cuentas hijas: las subsidiarias fueron incorporadas al contrato corporativo padre. Eso generó un volumen consolidado que habilitó mejores condiciones comerciales y eliminó la duplicación administrativa de gestionar múltiples contratos separados.
Revocación de licencias inactivas: las cuentas de ex-empleados fueron desactivadas y las licencias fueron liberadas.
Consolidación de apps redundantes: el análisis del portfolio identificó 76 aplicaciones redundantes. El proceso de consolidación de esas herramientas generó ahorros adicionales y simplificó el ecosistema.
El resultado: USD 183.872 en el primer año
El ahorro total del primer año se distribuyó entre tres vendors: aproximadamente USD 139.000 de Microsoft (downgrades de licencia + consolidación de cuentas), USD 26.000 de Salesforce y USD 18.000 de Adobe.
El dato más relevante del caso es que el costo de la solución de gestión SaaS quedó cubierto íntegramente con los ahorros del primer año. La inversión se recuperó antes de los 12 meses, y los ahorros de períodos subsiguientes son ganancia neta.
La empresa también esperaba ahorros adicionales en los meses siguientes, a medida que avanzaba el proceso de consolidación de las 76 aplicaciones redundantes identificadas.
El aprendizaje transferible
El caso de esta empresa de manufactura ilustra un principio que se aplica en cualquier organización con un stack Microsoft 365 de mediana o gran escala: el mayor potencial de ahorro en el portfolio SaaS suele estar concentrado en la herramienta más usada y más costosa.
Empezar por ahí no es solo estratégico en términos de impacto — también es estratégico en términos de prueba de concepto. Un resultado concreto y cuantificable en Microsoft 365 genera la credibilidad interna necesaria para extender el proceso al resto del portfolio.
Y la lógica que hace posible ese resultado — inventario detallado, análisis de uso real por sub-producto, optimización basada en datos — es la misma que AFORAR aplica al gasto telecom desde hace más de 20 años. El proveedor es distinto. El proceso es el mismo.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se obtienen datos de uso a nivel de sub-producto en Microsoft 365?
Microsoft ofrece reportes de uso a través del Centro de Administración de Microsoft 365 y a través de la API de Microsoft Graph. Sin embargo, la granularidad de esos reportes tiene limitaciones. Las herramientas de gestión SaaS especializadas integran con Microsoft a niveles más profundos para obtener datos de uso por funcionalidad específica.
¿El downgrade de E3 a E1 afecta la productividad de los usuarios?
Depende de qué funcionalidades usa cada usuario. El proceso de downgrade debe incluir una revisión individual o por grupo de los patrones de uso antes de ejecutarse. Un proceso bien gestionado solo baja el tier de usuarios que realmente no usan las funcionalidades E3, sin afectar a quienes sí las necesitan.
¿Cuánto tiempo demora el proceso desde el análisis hasta los primeros ahorros?
Según el caso descrito, los primeros resultados se materializaron en horas o días después de iniciar el proceso — las oportunidades más evidentes (licencias de ex-empleados, cuentas hijas) son de resolución rápida. Los ahorros por downgrade de tier se ven en el ciclo de facturación siguiente.
¿Es posible replicar este resultado en organizaciones de distintos tamaños?
Sí. El patrón — licencias de tier incorrecto, cuentas inactivas, subsidiarias fuera del contrato corporativo — aparece en organizaciones de muy distintos tamaños. La magnitud del ahorro absoluto escala con el número de licencias, pero la oportunidad existe desde cierta escala mínima.
AFORAR y las licencias Microsoft — la misma metodología aplicada al mayor gasto SaaS de la mayoría de las organizaciones
El caso de esta empresa de manufactura con Microsoft 365 es un caso que AFORAR puede replicar. No porque tengamos un producto específico para Microsoft — sino porque el proceso que genera ese resultado es el mismo proceso que aplicamos en telecom: inventario, análisis de uso real versus costo, optimización basada en datos, governance continua.
En el contexto de Microsoft 365, eso significa: integración con Microsoft Graph API para obtener datos de uso a nivel de sub-producto por usuario, análisis de brecha entre el tier contratado y las funcionalidades realmente usadas, identificación de cuentas inactivas o redundantes, recomendaciones de consolidación de contratos de subsidiarias y soporte en la negociación del contrato corporativo con Microsoft.
Para las organizaciones que ya trabajan con AFORAR en telecom, la extensión hacia Microsoft 365 es parte de la evolución natural hacia TEM 2.0. El equipo ya conoce la organización del cliente, ya tiene los procesos de governance instalados y ya genera los reportes de gasto. Agregar Microsoft 365 al scope es un incremento de alcance, no un nuevo proyecto.
Para las organizaciones que llegan a esta conversación desde Microsoft 365 — porque es la factura SaaS más grande y la más visible — el proceso de onboarding es el mismo que aplicamos en telecom: relevamiento inicial, análisis de situación actual, identificación de oportunidades y ciclo de optimización.
Si tenés Microsoft 365 y nunca revisaste el uso real versus las licencias contratadas, hay una conversación que vale la pena tener. [email protected]
