SaaS como categoría de gasto tecnológico: qué mirar y por qué se parece más al telecom de lo que parece
El gasto en software como servicio (SaaS) se convirtió en los últimos años en una de las categorías de inversión tecnológica más significativas para las organizaciones corporativas. Y también en una de las más difíciles de controlar.
El crecimiento del SaaS trajo consigo una fragmentación del gasto que muchas organizaciones todavía no saben cómo gobernar: decenas o cientos de herramientas contratadas por distintas áreas, a través de distintos mecanismos de compra, con distintos ciclos de renovación y sin una visibilidad unificada sobre uso y costo.
El FinOps Framework — la referencia de la industria para la gestión del gasto tecnológico — define SaaS como una de sus categorías principales, con características y desafíos propios. Pero lo que resulta interesante para quienes ya conocen la gestión del gasto telecom es esto: los problemas son casi idénticos.
SaaS según el FinOps Framework
El FinOps Framework categoriza el SaaS dentro de sus Technology Scopes — los segmentos de gasto tecnológico a los que se aplica la práctica FinOps. SaaS se define como el gasto en software gestionado externamente, donde la organización paga por acceso a una aplicación alojada y operada por un tercero.
Las características que definen el SaaS como categoría de gasto son: modelos de licencias variables (por usuario, por dispositivo, por consumo, o híbridos), contratos con ciclos de renovación automática, proveedores que se contratan de forma descentralizada en muchas organizaciones, y una capa de shadow IT que hace que el inventario real de herramientas en uso sea significativamente mayor que el que IT tiene registrado.
Según las investigaciones de la industria, más del 40% de las aplicaciones SaaS en uso en las organizaciones corporativas son shadow IT — contratadas fuera del proceso formal de compras. Y el 50% o más de las licencias adquiridas están subutilizadas o directamente sin uso.
Los problemas específicos del SaaS
Over-provisioning de licencias
Las organizaciones compran más licencias de las que necesitan — o compran licencias de un tier superior al que los usuarios realmente utilizan. Esto ocurre porque en el momento de la compra se sobreestiman las necesidades, porque no hay datos de uso disponibles, o porque nadie revisó si el nivel de licencia contratado sigue siendo adecuado.
El FinOps Framework llama a esto 'tier bloat': licencias premium asignadas a usuarios que no usan las funciones que justifican el mayor costo.
Auto-renewals no controlados
La mayoría de los contratos SaaS incluyen cláusulas de renovación automática. Cuando esas renovaciones no se gestionan activamente — con datos de uso y análisis de necesidades reales — se renuevan a los mismos niveles que el período anterior, o incluso a precios más altos por actualizaciones de precio incorporadas en los términos.
Duplicación de herramientas
En organizaciones grandes, es frecuente encontrar múltiples herramientas que sirven a propósitos similares, contratadas por distintas áreas sin coordinación. Desalineación en el uso del ecosistema corporativo: La falta de visibilidad sobre los recursos asignados lleva a que distintas áreas soliciten licencias adicionales o herramientas externas cuando la propia suite central de la organización (como Microsoft 365) ya cuenta con las capacidades para cubrir esa necesidad
Shadow IT
La proliferación de aplicaciones contratadas directamente por equipos o individuos, fuera del proceso de compra centralizado, genera un gasto que IT no puede auditar ni controlar. Ese gasto no solo es un riesgo financiero — también es un riesgo de seguridad.
La analogía con telecom: el mismo problema, distinto proveedor
Para alguien que ya gestionó el gasto telecom corporativo, la lista de problemas del SaaS resulta familiar. Licencias activas sin uso — servicios zombie. Auto-renewals no controlados — contratos que se renuevan sin revisión. Duplicación de herramientas — servicios redundantes. Shadow IT — servicios contratados fuera del proceso formal.
La lógica de gestión también es la misma: construir un inventario de lo que existe, validar el uso real contra lo que se paga, detectar las asignaciones ociosas o sobredimensionadas, y gestionar los ciclos de renovación con datos y con tiempo suficiente para negociar.
La diferencia está en el proveedor y en el formato de la relación comercial. En telecom son carriers; en SaaS son vendors de software. Pero el proceso de control — inventario, validación, optimización, governance de contratos — es esencialmente el mismo.
Qué mirar primero para ordenar el gasto SaaS
El FinOps Framework sugiere una secuencia lógica para comenzar a gobernar el gasto SaaS:
Inventario y conciliación de licencias: cruzar los datos del Centro de administración de Microsoft 365 con los datos reales de Recursos Humanos para mapear usuarios activos versus licencias asignadas.
Análisis de uso real: para cada aplicación, entender cuántos usuarios la tienen asignada y cuántos la usan activamente. Esa brecha entre asignados y activos es donde suele estar la mayor parte del desperdicio.
Mapa de renovaciones: identificar qué contratos están próximos a renovarse y con qué anticipación. Las renovaciones negociadas con tiempo y con datos siempre generan mejores condiciones que las automáticas.
Optimización de planes: ajustar el nivel de licenciamiento según las funciones reales del puesto de trabajo, corrigiendo sobre-asignaciones de funciones no utilizadas.
La extensión natural desde telecom
Para las organizaciones que ya tienen el gasto telecom gestionado de forma sistemática, extender esa lógica al SaaS no es un salto conceptual — es la aplicación del mismo proceso a una categoría adyacente.
El inventario, la validación, la detección de asignaciones ociosas, las alertas de renovación, los reportes por centro de costo: todo eso que ya funciona en telecom puede funcionar igual en SaaS. Lo que cambia es la fuente de los datos y el tipo de proveedor.
Esa extensión no requiere cambiar de modelo de gestión ni de proveedor de servicio. Requiere expandir el scope del proceso que ya está instalado.
Preguntas frecuentes
¿Cuántas aplicaciones SaaS tiene en promedio una empresa corporativa?
Según las investigaciones de la industria, las organizaciones suelen tener entre 10 y 20 veces más aplicaciones en uso que las que IT tiene registradas oficialmente. En empresas medianas, el número real puede estar en decenas; en empresas grandes, en cientos.
¿Cómo se descubren las aplicaciones de shadow IT?
A través de múltiples fuentes: registros de autenticación SSO, análisis de tráfico de red, datos de tarjetas corporativas, integraciones con los principales proveedores de identidad. Ninguna fuente sola da el cuadro completo — la visibilidad requiere integrar varias.
¿Es posible eliminar completamente el shadow IT?
No completamente, pero sí reducirlo significativamente. La clave no es solo el control sino también la facilidad del proceso de aprobación: cuanto más fácil sea para un equipo solicitar una herramienta de forma oficial, menos incentivo hay para saltarse el proceso.
¿Qué impacto tiene auditar la asignación de licencias en la organización?
Permite detectar inmediatamente capacidad ociosa, reasignar licencias inactivas a nuevos ingresos sin generar costos adicionales y corregir sobrecostos por asignación de versiones superiores (E3/E5) a perfiles que no utilizan esas funcionalidades.
AFORAR TEM 2.0 — La extensión natural del control Telecom hacia la Gobernanza en Microsoft 365
La analogía que describe este artículo se traduce en un modelo operativo concreto: la misma metodología que desarrollamos durante más de 20 años en Telecom Expense Management (TEM), inventario, cruzamiento de datos, optimización y gobernanza continua, la aplicamos hoy al ecosistema de Microsoft 365.
Lo que llamamos TEM 2.0 es la extensión del alcance de AFORAR hacia la gobernanza de SaaS focalizada en el entorno de Microsoft 365. Para las organizaciones que ya trabajan con nosotros en Telecom, el proceso es simple y transparente: el inventario y el cruzamiento de datos incorporan la validación de licencias del personal, ofreciendo una visión consolidada, ordenada y eficiente sin requerir nuevas herramientas ni esfuerzo operativo interno
Si tenés el gasto telecom ordenado con AFORAR y querés explorar cómo extender esa lógica a SaaS y licencias, es una conversación que ya estamos teniendo con varios clientes. [email protected]
