SaaS como categoría de gasto tecnológico: qué mirar y por qué se parece más al telecom de lo que parece
El gasto en software como servicio (SaaS) se convirtió en los últimos años en una de las categorías de inversión tecnológica más significativas para las organizaciones corporativas. Y también en una de las más difíciles de controlar.
El crecimiento del SaaS trajo consigo una fragmentación del gasto que muchas organizaciones todavía no saben cómo gobernar: decenas o cientos de herramientas contratadas por distintas áreas, a través de distintos mecanismos de compra, con distintos ciclos de renovación y sin una visibilidad unificada sobre uso y costo.
El FinOps Framework — la referencia de la industria para la gestión del gasto tecnológico — define SaaS como una de sus categorías principales, con características y desafíos propios. Pero lo que resulta interesante para quienes ya conocen la gestión del gasto telecom es esto: los problemas son casi idénticos.
SaaS según el FinOps Framework
El FinOps Framework categoriza el SaaS dentro de sus Technology Scopes — los segmentos de gasto tecnológico a los que se aplica la práctica FinOps. SaaS se define como el gasto en software gestionado externamente, donde la organización paga por acceso a una aplicación alojada y operada por un tercero.
Las características que definen el SaaS como categoría de gasto son: modelos de licencias variables (por usuario, por dispositivo, por consumo, o híbridos), contratos con ciclos de renovación automática, proveedores que se contratan de forma descentralizada en muchas organizaciones, y una capa de shadow IT que hace que el inventario real de herramientas en uso sea significativamente mayor que el que IT tiene registrado.
Según las investigaciones de la industria, más del 40% de las aplicaciones SaaS en uso en las organizaciones corporativas son shadow IT — contratadas fuera del proceso formal de compras. Y el 50% o más de las licencias adquiridas están subutilizadas o directamente sin uso.
Los problemas específicos del SaaS
Over-provisioning de licencias
Las organizaciones compran más licencias de las que necesitan — o compran licencias de un tier superior al que los usuarios realmente utilizan. Esto ocurre porque en el momento de la compra se sobreestiman las necesidades, porque no hay datos de uso disponibles, o porque nadie revisó si el nivel de licencia contratado sigue siendo adecuado.
El FinOps Framework llama a esto 'tier bloat': licencias premium asignadas a usuarios que no usan las funciones que justifican el mayor costo.
Auto-renewals no controlados
La mayoría de los contratos SaaS incluyen cláusulas de renovación automática. Cuando esas renovaciones no se gestionan activamente — con datos de uso y análisis de necesidades reales — se renuevan a los mismos niveles que el período anterior, o incluso a precios más altos por actualizaciones de precio incorporadas en los términos.
Duplicación de herramientas
En organizaciones grandes, es frecuente encontrar múltiples herramientas que sirven a propósitos similares, contratadas por distintas áreas sin coordinación. Un ejemplo clásico: distintos departamentos usan distintas herramientas de videoconferencia, de gestión de proyectos o de almacenamiento en la nube, cuando una sola podría cubrir todas las necesidades.
Shadow IT
La proliferación de aplicaciones contratadas directamente por equipos o individuos, fuera del proceso de compra centralizado, genera un gasto que IT no puede auditar ni controlar. Ese gasto no solo es un riesgo financiero — también es un riesgo de seguridad.
La analogía con telecom: el mismo problema, distinto proveedor
Para alguien que ya gestionó el gasto telecom corporativo, la lista de problemas del SaaS resulta familiar. Licencias activas sin uso — servicios zombie. Auto-renewals no controlados — contratos que se renuevan sin revisión. Duplicación de herramientas — servicios redundantes. Shadow IT — servicios contratados fuera del proceso formal.
La lógica de gestión también es la misma: construir un inventario de lo que existe, validar el uso real contra lo que se paga, detectar las asignaciones ociosas o sobredimensionadas, y gestionar los ciclos de renovación con datos y con tiempo suficiente para negociar.
La diferencia está en el proveedor y en el formato de la relación comercial. En telecom son carriers; en SaaS son vendors de software. Pero el proceso de control — inventario, validación, optimización, governance de contratos — es esencialmente el mismo.
Qué mirar primero para ordenar el gasto SaaS
El FinOps Framework sugiere una secuencia lógica para comenzar a gobernar el gasto SaaS:
Inventario completo: identificar todas las aplicaciones en uso, incluyendo las que IT no tiene registradas (shadow IT). Eso requiere integrar datos de distintas fuentes: sistemas de procurement, tarjetas corporativas, portales de SSO, informes de uso de red.
Análisis de uso real: para cada aplicación, entender cuántos usuarios la tienen asignada y cuántos la usan activamente. Esa brecha entre asignados y activos es donde suele estar la mayor parte del desperdicio.
Mapa de renovaciones: identificar qué contratos están próximos a renovarse y con qué anticipación. Las renovaciones negociadas con tiempo y con datos siempre generan mejores condiciones que las automáticas.
Eliminación de redundancias: identificar herramientas que sirven a propósitos similares y consolidar. Cada vendor que se elimina reduce el gasto y simplifica el ecosistema.
La extensión natural desde telecom
Para las organizaciones que ya tienen el gasto telecom gestionado de forma sistemática, extender esa lógica al SaaS no es un salto conceptual — es la aplicación del mismo proceso a una categoría adyacente.
El inventario, la validación, la detección de asignaciones ociosas, las alertas de renovación, los reportes por centro de costo: todo eso que ya funciona en telecom puede funcionar igual en SaaS. Lo que cambia es la fuente de los datos y el tipo de proveedor.
Esa extensión no requiere cambiar de modelo de gestión ni de proveedor de servicio. Requiere expandir el scope del proceso que ya está instalado.
Preguntas frecuentes
¿Cuántas aplicaciones SaaS tiene en promedio una empresa corporativa?
Según las investigaciones de la industria, las organizaciones suelen tener entre 10 y 20 veces más aplicaciones en uso que las que IT tiene registradas oficialmente. En empresas medianas, el número real puede estar en decenas; en empresas grandes, en cientos.
¿Cómo se descubren las aplicaciones de shadow IT?
A través de múltiples fuentes: registros de autenticación SSO, análisis de tráfico de red, datos de tarjetas corporativas, integraciones con los principales proveedores de identidad. Ninguna fuente sola da el cuadro completo — la visibilidad requiere integrar varias.
¿Es posible eliminar completamente el shadow IT?
No completamente, pero sí reducirlo significativamente. La clave no es solo el control sino también la facilidad del proceso de aprobación: cuanto más fácil sea para un equipo solicitar una herramienta de forma oficial, menos incentivo hay para saltarse el proceso.
¿Cuánto se puede ahorrar revisando el gasto SaaS?
Las investigaciones de la industria estiman que entre el 25% y el 30% del gasto SaaS se puede optimizar mediante la eliminación de licencias sin uso, la reducción de tiers sobredimensionados y la consolidación de herramientas redundantes.
AFORAR TEM 2.0 — la extensión natural de TEM hacia SaaS y licencias
La analogía que describe este artículo no es solo conceptual. En AFORAR la estamos viviendo de forma concreta: la misma lógica que desarrollamos durante más de 20 años en telecomunicaciones — inventario, validación de uso versus costo, optimización, governance de contratos — se aplica directamente al gasto en licencias SaaS.
Lo que llamamos TEM 2.0 es exactamente eso: la extensión del modelo de gestión de AFORAR hacia las nuevas categorías de gasto tecnológico que hoy presentan los mismos problemas que el telecom presentó hace décadas. Múltiples proveedores, información fragmentada, licencias sin uso activo, contratos que se renuevan sin revisión, falta de visibilidad consolidada.
Para los clientes que ya trabajan con AFORAR en telecom, la extensión hacia SaaS no requiere un nuevo proceso ni un nuevo proveedor. Requiere ampliar el scope del proceso que ya existe. El inventario se extiende para incluir licencias además de líneas. La validación cubre vendors de software además de carriers. Los reportes integran ambas categorías en una vista unificada del gasto tecnológico.
Esa convergencia no es solo una conveniencia operativa para los clientes — es el reflejo de una tendencia del mercado que el FinOps Framework está formalizando: el gasto tecnológico corporativo se gestiona mejor con una lógica integrada que con silos separados para cada categoría.
Si tenés el gasto telecom ordenado con AFORAR y querés explorar cómo extender esa lógica a SaaS y licencias, es una conversación que ya estamos teniendo con varios clientes. [email protected]
